作って終わりのBCPを動く計画に変える｜見直しと訓練の始め方

義務化対応でBCP（業務継続計画）を策定したものの、その後の更新も訓練も止まっている──。

介護事業所の管理者の方から、こうした声をよく伺います。日々のシフト調整、利用者対応、請求業務に追われるなかで、一度完成させた計画書を開き直す時間を確保するのは簡単ではありません。

ただ、BCPは策定した瞬間から古くなり始める文書です。職員の入退職、利用者の入れ替わり、連絡先の変更。現場は毎月変わっているのに計画書だけが止まっていると、有事に「書いてあることと現実が違う」という事態になりかねません。

この記事では、止まってしまったBCPの運用を再開するための現実的な手順を、「見直し」と「訓練」の2つに分けて解説します。読み終えたときに「これならうちでもできそうだ」と思っていただける内容を目指しました。

なぜBCPは「作って終わり」で止まるのか

結論から言うと、BCPが止まる主な原因は担当者の意識の問題ではありません。「更新と訓練が誰の業務にも組み込まれていない」という仕組みの問題です。

義務化対応の際、多くの事業所では管理者や特定の担当者が集中的に作業して計画書を完成させました。策定はプロジェクトとして走れても、その後の運用は「いつ・誰が・何をするか」が決まっていないため、日常業務に埋もれてしまいます。

「完成した安心感」が次の一歩を止める

介護保険の施設・事業所では、3年間の経過措置が終了し、2024年4月からBCPの策定や職員への周知、研修・訓練の実施、定期的な見直しが義務化されています。

また、令和6年度介護報酬改定により、2024年4月から業務継続計画未策定減算が導入されました。訪問系サービス、福祉用具貸与、居宅介護支援については2025年3月31日まで経過措置が設けられていました。なお、居宅療養管理指導と特定福祉用具販売は減算の対象外です。

減算は、BCPを策定していない場合だけでなく、BCPに基づく必要な措置を講じていない場合にも適用される可能性があります。

この流れのなかで「まず書類を完成させること」が最優先になった事業所は多いはずです。完成した瞬間に達成感と安心感が生まれ、計画書はファイルサーバーや書棚に収まり、そのまま開かれなくなる──。これはどの業界でも起こる自然な流れであり、担当者を責めても解決しません。

「完璧な見直し」を目指すほど着手できなくなる

もう一つの要因は、見直しのハードルを高く見積もりすぎることです。

「全ページを点検して、最新の様式に合わせて、訓練計画も作り直して……」と考えると、まとまった時間が取れるまで着手を先送りしがちです。しかし、後述するとおり、最初の見直しは3点の確認だけでも意味があります。小さく始めることが、運用再開のいちばんの近道です。

見直しの始め方──全面改訂ではなく「3点の現行化」から

最初の見直しは、「緊急連絡先」「職員体制」「備蓄品」の3点を現状に合わせるだけで構いません。

この3点は、時間の経過で確実にずれていく項目であり、かつ有事に真っ先に使う情報だからです。全面改訂は年1回の定期見直しに回し、まずは「開いて、直して、日付を書く」ところから再開しましょう。

①緊急連絡先の現行化

指揮系統に載っている職員は在籍していますか。市区町村・保健所・協力医療機関の連絡先は最新ですか。

退職した職員が連絡網の要になったままのBCPは、有事にそこで情報が止まります。役職名だけでなく氏名と連絡手段まで確認し、変更箇所を赤字でも構わないので直してください。

②職員体制・利用者情報の確認

策定時から職員数やサービス提供体制が変わっていれば、優先業務の分担も見直しが必要です。

また、医療的ケアが必要な利用者や独居の利用者が増えていれば、安否確認の優先順位にも影響します。名簿レベルの更新だけでも、計画の実効性は大きく変わるはずです。

③備蓄品の在庫・期限チェック

備蓄品リストと実際の在庫が一致しているか、食料・飲料水の消費期限が切れていないかを確認します。

チェックした日付と担当者名をリストに残しておくと、そのまま見直しの記録になります。

この3点の現行化が終わったら、BCPの表紙や改訂履歴に「見直し日」を記載してください。見直した事実を文書に残すところから、運用は再び動き始めます。

なお、この3点の確認は、止まっている運用を再開するための第一歩です。BCP全体に必要な項目や内容を、この3点だけで充足できるという意味ではありません。年次見直しでは、感染症・災害それぞれの計画全体を確認してください。

訓練の始め方──まずは30分の机上訓練から

訓練は、避難誘導を伴う大がかりなものから始める必要はありません。BCPの読み合わせと問いかけによる机上訓練（シミュレーション）から始めるのが現実的です。

「訓練＝全員参加の避難訓練」と考えると日程調整だけで挫折します。まずは職員会議の枠を30分使い、BCPを開いて話し合うことから始めましょう。

最初の机上訓練の進め方（例）

進め方はシンプルです。司会役がBCPの該当ページを示しながら、具体的な場面を投げかけ、参加者が「自分ならどう動くか」を答え合わせしていきます。

・「平日14時に震度6弱の地震が起きたら、最初に誰が何をしますか」
・「管理者が不在のとき、指揮は誰が執りますか」
・「停電が半日続いたら、どの業務を続けてどの業務を止めますか」

この問いかけに対して「わからない」「BCPに書いていない」という反応が出たら、それこそが収穫です。

答えられなかった箇所はBCPの弱点であり、次の見直しで直すべき場所です。訓練と見直しは、別々の作業ではありません。訓練で見つけた穴を見直しで埋める一つのサイクルとして回すことで、BCPは少しずつ「現場で使える計画」に育っていきます。

2回目以降に広げていく訓練

机上訓練が定着してきたら、安否確認訓練（連絡網が実際につながるかのテスト）、感染症発生を想定したゾーニングの確認、地震・水害を想定した避難訓練へと段階的に広げていくとよいでしょう。机上訓練も訓練の一形態です。事業所のリスクやサービス特性に応じて、必要に応じて安否確認や避難、感染症対応などの実動を伴う訓練も組み合わせると、計画の実効性を高められます。

研修・訓練の最低頻度はサービス種別によって異なり、それぞれ年1回以上または年2回以上とされています。自事業所に適用される運営基準や解釈通知を確認し、必要な回数を年間計画に組み込んでください。

年間スケジュールに組み込む──「いつ・誰が」を決めれば止まらない

BCPの運用を止めないコツは、見直しと訓練を年間行事として固定し、担当者を役職名で決めておくことです。

「時間ができたらやる」は、介護の現場では「やらない」とほぼ同じ意味になってしまいます。年度初めの会議で日程まで決めてしまいましょう。

組み込み方の一例です。

・4月：BCP年次見直し（3点の現行化＋前年度の訓練で見つかった課題の反映）
・6月：机上訓練（水害想定）＋読み合わせ研修
・9月：避難訓練（地震想定）
・11月：安否確認訓練（連絡網テスト）
・1月：感染症対応シミュレーション
・3月：年度の振り返りと次年度計画の作成

ポイントは、担当を「〇〇さん」ではなく「主任」「サービス提供責任者」のように役職で割り当てることです。人事異動があっても業務として引き継がれ、属人化を防げます。

小規模な事業所で管理者がすべてを兼務している場合は、回数を欲張らないことも大切です。

たとえば「4月の見直し」「9月の避難訓練」「1月の感染症シミュレーション」の3つだけをカレンダーに固定します。それ以外の月は、職員会議の冒頭5分でBCPの一部を読み合わせる、といった形でも運用は続けられます。続けられる規模で設計することが、結果として計画の実効性を高める近道です。

ただし、必要な研修・訓練の回数はサービス種別によって異なります。上記の3項目だけで法定の実施回数を満たすとは限らないため、自事業所に適用される基準に合わせて回数や内容を調整してください。

記録の残し方──運営指導で問われるのは「実施の証拠」です

見直しも訓練も、記録がなければ、研修や訓練を実施したことを客観的に確認できず、運営指導（旧・実地指導）では口頭説明だけでは不十分と判断される可能性があります。

運営指導では、BCPが策定されているかに加えて、職員への周知や研修・訓練の実施状況も確認されます。その裏付けとして、記録の提示を求められることがあります。

残しておきたい記録は次の3種類です。

・改訂履歴：見直し日・変更箇所・担当者を表形式で（BCP本体に添付）
・研修記録：日時・内容・参加者名簿（欠席者へのフォロー方法もあると望ましい）
・訓練記録：日時・想定シナリオ・参加者・気づいた課題・BCPへの反映予定

特に「訓練で見つかった課題を、いつのBCP改訂に反映したか」まで一連の流れで記録されていると、計画が形だけでなく実際に運用されていることを示せます。国が一律に指定する様式がない場合でも、指定権者や法人内に所定の様式・保存ルールがある場合はそれに従ってください。少なくとも日時、内容、参加者、課題、改善事項などを客観的に確認できる記録を残しましょう。

見直した内容は職員に周知してはじめて意味を持ちます

BCPの見直しと訓練を実施しても、その内容が職員に共有されていなければ、有事に計画どおり動ける体制にはなりません。

運営指導で「職員への周知」が確認項目になっているのも、周知されていないBCPは実質的に機能しないためです。見直しのサイクルには、周知のステップまで含めて設計することをお勧めします。

周知といっても、全職員を集めた研修を毎回開く必要はありません。実務的には次のような方法が考えられます。

・職員会議の議題に「BCP改訂のお知らせ」を入れ、変更点だけを5分で共有する
・改訂版のBCPを事業所内の決まった場所（紙のファイルと共有フォルダの両方）に置き、保管場所を全員が知っている状態にする
・新入職員のオリエンテーションにBCPの説明を組み込み、入職時点で「どこに何が書いてあるか」を伝える

特に見落とされがちなのが新入職員への周知です。

策定時に在籍していた職員は研修を受けていても、その後に入職した職員はBCPの存在自体を知らないことがあります。訓練のときに初めて計画書を見る職員が出ないよう、入職時の説明をルール化しておくと、周知漏れを防ぎやすくなります。

よくある質問（FAQ）

まとめ──小さく再開し、ツールで負担を減らす

止まっていたBCPの運用は、「3点の現行化」と「30分の机上訓練」から再開できます。

完璧な計画を一気に作り直す必要はありません。見直しと訓練を年間スケジュールに固定し、実施の記録を残す。このサイクルが回り始めれば、BCPは書棚の書類から「現場で動く計画」に変わっていきます。

とはいえ、既存のBCPがExcelの自由記述で作られていると、見直しのたびに編集の手間がかかるのも事実です。

RadiantCoCoが無料で公開しているBCP簡単策定ツールは、住所を入力するだけでハザードマップが自動表示されます。年間研修・訓練計画の作成から実施記録のテンプレートまで、一つの画面で管理が可能です。入力データはブラウザに保存されるため、年次見直しの際も前回の内容を呼び出して直すだけで済みます。

既存のBCPを見直すタイミングで、ツールへの移行を検討してみるのも一つの方法です。ツールの機能や使い方は、紹介記事で詳しく解説しています。

あわせて、個人情報の取り扱いにもご注意ください。BCPに職員の個人電話番号や利用者の医療・介護情報を記載する場合は、記載する情報を必要最小限にし、閲覧できる職員の範囲、紙の保管場所、共有フォルダや端末のアクセス権限を定めてください。共有端末のブラウザにデータを保存する場合は、第三者による閲覧や端末廃棄・入れ替え時のデータ残存にも注意が必要です。

【参考資料】

・厚生労働省「介護施設・事業所における自然災害発生時の業務継続ガイドライン」

・厚生労働省「介護施設・事業所における感染症発生時の業務継続ガイドライン」

・厚生労働省「介護施設・事業所における業務継続計画（BCP）作成支援に関する研修」（https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/hukushi_kaigo/kaigo_koureisha/douga_00002.html）

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